常用会计凭证格式
基于会计凭证不仅为会计工作的第一要素，也是推动业务工作,监控其运作和完成进程的工具，故经济发达、法制完善国家，在相关的公司法、票据法、商业会计法和企业会计制度中，对会计凭证的内容、格式，一般都有统一的规定。兹按理论与实际结合的原则，特将一般常用的主要会计凭证的内容、格式、规格、填制方法，以及如何发挥推动、监控业务工作进行的作用，扼要说明并图示如后，以供国人深化会计体制改革及企业实际应用参考。
（一） 收款凭证
系专供办理现金、银行存款（包括支票、汇票等票据）收入事项使用的记账凭证，其内容、格式如证式6-1，并按白纸红字（线条）印刷，以符传统会计惯例。在会计实务中，系根据交款人缴纳的现金、银行支票等票据及有关足以说明交款数额、内容、性质或事由的原始凭证编制。如为人民币，直接填入“记账本位币”栏即可；若为外币，应注明“币种”，并将外币金额填入“原币”栏，再按“记账汇率”折合为人民币，填入“记账本位币”栏。收款凭证的现金科目本身为借，填于凭证的左上方；对应的贷方科目、金额及摘要，分别填于相应栏的同一行；“记账本位币”栏的合计数，为借方现金科目的金额。
（二）付款凭证
系专供办理现金、银行存款（包括支票、汇票等票据）支付事项使用的记账凭证，其内容、格式如证式6—2，并按白纸兰字（线条）印刷，以符传统会计惯例。在会计实务中，系根据有关足以说明应予付现（包括支票、本票等票据）原因、性质及金额的原始凭证编制之。如为人民币，直接填入“记账本位币”栏即可；若为外币，则应注明“币种”，并将外币金额填入“原币”栏，再按“记账汇率”折合为人民币，填入“记账本位币”栏。付款凭证的现金科目本身为贷，填于凭证的左上方；对应的借方科目、金额及摘要，分别填于相应栏的同一行；“记账本位币”栏的合计数，为贷方现金科目的金额。
(三）转账凭证
系专供办理非现金交易事项账务处理使用的记账凭证，其内容、格式如证式6-3，并按白纸绿字（线条）印刷，以符传统会计惯例。主要系根据经济个体内部的交易事项，如因生产产品领用原材料，产成品的入库与出库，资产折旧、折耗计提与摊销，应收应付、预收预付账项的整理调整、结算，以及会计错误的更正等具体工作需要而填制。另外，如年终结算时涉及外汇资产、负债账项的调整，则应将外币的“币种”、金额，在摘要或备注栏内注明；其借、贷科目及金额，分别填入相应各栏的同一行。
（四）旅差费报销单
系专供员工因公出差，报支差旅费使用的原始凭证，并兼代记账凭证，其内容、格式如证式6-4；并按白纸兰字（线条）印刷。根据出差的实际情况，及有关事宜的原始单证，和规定的补贴标准等，依格式界定的项目，分别计算汇总填列。如涉及外币支付，应另单填报，并在备注栏注明“币种”，以便识别。
凭证右上角的戳子，系供代记账凭证的借贷分录及编号使用，以简化记账凭证的填制手续。
（五）费用报销单
系供除旅差费以外的其他各种费用报销专用，其内容格式如证式6—5，并按白纸兰字（线条）印刷。根据实际发生费用、耗费支出的原始凭证，依费用性质，分别按其明细目（参见会计科目表或科目内容说明）予以汇总填入借方科目及同行金额栏；其对应贷方科目，填于凭证的左上方，一如“付款凭证”的情况同，合计金额数即为贷方科目的金额。本凭证既是内部原始凭证，又是记账凭证，兼代付款或转账凭证。
（六）采购通知单
系供办理原材料、商品、物资采购业务，及会计工作使用的一式五联内部凭证，其内容、格式如证式6-6；第一、五联用白纸绿字（线条）、第二联兰字（线条），第三、四联粉红色字（线条）印刷，以资识别。
本凭证由专责原材料采购业务部门经办，根据供应客户的发票等结算单证，与订货合同核对无误后，按格式、项目内容和要求，一次套写产生；其使用方法及在业务和会计工作上的作用，可概述如下：
1、第一联：“采购通知单”由经办留存备查，然后将第五联“提货通知单”及供应客户的发货清单，交提运部门凭以作好提货准备工作，及办理提货送交收料仓库；另将第二、三、四联，连同发票账单等原始凭证，移送财务会计部门；
2、财务会计部门对业务部门转来的“采购通知单”，经与随附账单审核无误后，将第二联（代付款凭证）及附件留以办理付款手续，将付款日期填入“付款日期”栏，在“分录戳记”上填入应借应贷的会计科目，由出纳于付款后填注日期及编号，据以登记相关明细账；另将第三、四联“入库通知单”，经材料会计员转送收货仓库，以便作好仓储验收的准备工作；
3、仓库收到提运部门送来的原材料、货物后，应根据“入库通知单”所列货品目录，逐一点数、计量，验收入库，经核实无误后将实收数，以套写方式填入第三、四联“入库通知单”的“实收”栏，据以登记仓库存货明细账，并将入库单留于各该账页之上（或下）；
4、上述存货明细账经材料会计稽核后，将第三联入库单留仓库存查；第四联入库单按原材料类别分类整理，定期或月终汇总编制“入库汇总表”，一并移送财务会计部门，凭以进行有关材料会计总账的账务处理工作。
由上述可知，“采购通知单”实为组织、安排、了解和控制采购业务工作进行过程，加强业务与财务的联系，以及作为相关材料会计处理的依据和工具。
（七）供应结算单
系专供办理商品、产品、物资销售业务，和会计工作使用的一式六联内部凭证，其内容、格式如证式6—7；第一、二联用白纸浅兰字（线条），第三、四联红字（线条），第五、六联绿字（线条）印刷，以资识别。
本凭证由专责销售业务部门经办，根据客户购货订单、销货合同等商业文件，按格式、项目内容和要求，一次套写产生。其使用方法及在业务和会计工作上的作用，可概述如：
1、第一联：“供应结算单”由经办留存备查；然后将二至六联交买主，持以到财务部门办理付款提货手续。如采用先提货后付款的销售结算方式，买主即可持以向发货仓库办理提货（或委托代办送货及托收承付结算）手续。
2、仓库根据手续完备的“发货通知单（第二联）”，即行点数、计量、整理、包装，完成发货手续，将核实无误的发货数字，以套写的方式填入二至六联的“实发”栏，将第二联留仓库存查，并据以登记存货明货账；将三～六联交买主持以到财务部门（或材料会计员）办理付款（或托收承付）结算手续。
3、如采用先付款后提货结算方式，财务部门根据实发数、销售单价、核计销货总额无误后，第三联“代收款凭证”交出纳凭以办理收款入账手续；第五联“出库单”按产品物资类别分类整理，定期或月终汇总编制“出库汇总表”（亦即销货成本表）；第四联(代发票)、第六联(代发货清单)交购客户收执，凭以向发货仓库办理提货手续。
4、如为委托收款结算方式，仓库发货后将三至五联转销售财务部门，即凭第四联“代发票”及“委托收款证书”，办理“托收承付”结算手续；第六联交购货客户凭以向单位收货仓库交货。
由上述可知，供应结算单，同样在业务和会计工作上，可以作为组织、安排、了解、掌握销售业务工作进行过程和完成进度，以及货款结算情况的管理控制工具。
（八)工程结算单
系供建筑安装等基建工程项目办理收、付款结算业务，和相关双方账务处理使用的一式五联单，其内容、格式如证式6－8；第一联用白纸绿字（线条），第二、三联兰字（线条）、第四、五联红字（线条）印刷，以资识别。
本凭证由建设单位工程监理部门，根据承建单位的“工程进度（或竣工）付款（结算）通知单”等有关资料，经审查核实后按格式、项目内容，由地盘监理部门经办，一次套产生（其中：“本期应付”系指施工单位“工程进度付款通知单”列之金额），其使用方法及在业务和会计工作上的作用，可概述如下：
1、第一联，工程付款结算单：经地盘监理、工程部门经办、主管审核，及总经理（或经授权之总工程师）审批后，由经办留存备
2、将第二、三联“付款通知单”交本单位财务部门，凭以备款待付，并于付款后将第三联转预算主管部门，作为监察预算执行，及控制拨款的依据；将第四、五联“收款通知单”，转交收款单位经办，凭以向税收部门洽办开出“工程结算发票”，并交付营业税及附加。
3、收款单位财务部门开妥“建筑安装专用发票”后，凭以向付款单位财务部门，办理工程款项结算手续；第四联代收款通知单，据以收款，第五联转交负责工程价款结算经办存查，并凭以作为办理次期工程（进度）价款结算通知单的依据。
从证式6—8的内容及其使用办法可知，工程结算单不仅对建设、施工单位的工程预算的执行，施工计进度和会计工作的进行，而且对建筑行业的税收入库，也起着严格的监控作用。
（九）商品房预售结算通知单
系供房地产企业及物业代理公司预售楼花业务，办理签订“认购书”阶段使用的一式五联单，其内容、格式如证式6—9；第一、五联用白纸绿字（线条）、第二——四联白纸红字（线条）印刷，以资识别。
本结单由售楼业务员，根据“认购书”（或“置业计划书”）列明之预售事项，以套写方式产生，其使用方法及在业务和会计工作上的作用，可以概述如下：
1、第一联：由售楼业务经办人员留存备查；然后将二至五联交客户持以到财务部门办理付款手续。
2、财务部门办妥收款手续，并加盖收讫财务专用印章后，将第二联付款通知单（代收据）交客户收执留存，并持以向售楼业务员领取认购书。
3、第三联收款通知单（代收款凭证）留财务部门凭以作借记“现金”，贷记“存入保证金（如为首期款贷记应收账款）”的收现分录。
4、第四联收款通知单，由财务部主管售楼业务会计人员留存，凭以了解售楼业务进展、掌握楼款催收、资金回笼、做好资金调度工作的工具，和备供收到首期款后，作为认列“应收账款”的原始凭证。
5、第五联转交营销部门主管，凭以了解掌握售楼业务进展、资金回笼情况，和做好正式签订商品房买卖合同的准备工作。由此可见，“商品房预售结算单”在了解掌握售楼业务进展，加强财务管理，做好楼款催收以及业务工作，都将起到良好促进作用。
客户交定金（或首期）后之楼款结算，改以一般通用的“收款收据”办理之。
（十）加油站交接班（日销量）记录单
系供经营液体燃料业务企业，对加油站交接班工作记录及日销量统计，供作办理销售业务和财务结算的计算依据的一式二联单；其内容、格式如证式6—10，并用白纸绿字（线条）印刷；“机号”栏可根据其加油机数量及轮班的班数，作适当的调整变动。
本单由加油站业务统计员，根据交接班的原始记录，整理分析填列，套写产生；经班长审核无误，站长签章后，一联存查，凭以登记销货台账；一联交财会部门，凭以办理销售业务的账务处理。
（十一）会计凭证在业务与会计工作上的作用
综合以上一般常用会计凭证格式的论述，想再次强调指出的是：会计凭证，无论是在企业的业务经营活动，还是企业财务会计工作上，都占有十分重要的地位，起着关键性的作用，主要是：
1、在业务上，可用以作为要求企业内部各部门采取行动的命令，组织、安排、推动各项业务工作进行，了解掌握其过程与完成进度的控制工具。
2、在会计工作上，可作为财务与业务工作联系的书面证据，凭以进行账务处理（如审核、收、付款），据以记录业务活动的过程与结果的工具，并对财务报表资讯的真实性、有用性产生决定性影响，是达成“对生产过程的控制和观念总结”的簿记任务的主要保证。
（十二）凭证的规格与一式多联单的名称
上述各证式的规格大小，除证式8及10，可根据实际需要适当加宽（或长）外，其余证式均为：长24cm×宽12cm，以便凭证的归档保管。
又一式多联单各联的凭证名称，应视其具体的功能作用而异其名